All’interno dell’azienda è fondamentale creare un sistema capace di reperire, gestire ed elaborare un dato contro i possibili utilizzi e di trasmettere ai destinatari le informazioni ottenute. Le informazioni servono sia ai soggetti interni che ai soggetti esterni, che fanno parte dell’attività aziendale. Definiamo quindi il sistema informativo come l’insieme di persone, dei mezzi e dei procedimenti con cui si attuano la raccolta, l’elaborazione, lo scambio e l’archiviazione dei dati. Lo scopo è quello di ottenere un flusso organizzato di informazioni che permettano agli organi aziendali di prendere le decisioni. La base di partenza di ogni informazione è il dato numerico che diventa appunto informazione dopo un processo attento di elaborazione e dopo aver individuato il destinatario finale.

Gli elementi del sistema informativo

Gli elementi che costituiscono il sistema informativo sono:

I flussi di informazioni, che provengono dai diversi processi di elaborazione e che servono per fornire le informazioni ai soggetti aziendali
Le procedure, che sono le modalità di reperimento, archiviazione e trasmissione dei dati ai soggetti aziendali
I metodi e gli strumenti
Le persone, che svolgono il compito di raccogliere, elaborare e archiviare i dati

Un sistema informativo genera informazioni sia all’interno dell’azienda (programmazione e controllo di gestione) che all’esterno dell’azienda (informare i terzi, per esempio tramite il bilancio d’esercizio) ed è razionalmente organizzato quando è in grado di:

Documentare i fatti aziendali, quindi i fatti amministrativi, sia per esigenze interne che esterne
Informare i responsabili dei vari sottosistemi sull’andamento dei rispettivi settori di attività
Fornire gli strumenti utili per i processi di pianificazione e controllo di gestione e per programmare l’attività futura
Produrre i rendiconti dell’attività svolta che la legge impone (bilancio)
Fornire un supporto decisionale per gli organi operativi e decisionali

Il sistema informatico

I rapidi mutamenti dell’ambiente esterno hanno portato l’azienda a migliorare i tempi delle decisioni e a velocizzare la trasformazione dei dati in informazioni.

Da qui nasce il sistema informatico (sistema informativo automatizzato), che raccoglie ed elabora dati, archivia e trasmette le informazioni tramite elaboratore elettronico. Per quanto riguarda il sistema informatico i nuovi strumenti hanno permesso di:

Produrre informazioni non solo di routine per attenuare il lavoro amministrativo ma anche informazioni per agevolare le decisioni strategiche
Mettere in contatto diversi operatori economici distanti tra di loro attraverso le reti intranet e l’e-commerce (commercio elettronico)
La realizzazione di strutture organizzative e a matrice, che si realizzano con unità decisionali separate, ma che devono esser tra loro coordinate
La semplificazione del lavoro di amministrazione, agevolando la raccolta di dati e
provocando la diminuzione dei costi del lavoro manuale.

Ritengo necessario in conclusione distinguere il sistema informativo in:

Contabile, racchiude le informazioni dei fatti di gestione interna e esterna tramite il bilancio d’esercizio e i suoi documenti.
Non contabile, racchiude le informazioni inerenti l’azienda e il mercato come le statistiche e le analisi di mercato, in poche parole la contabilità per la direzione.