GMAIL: ARRIVA IL SISTEMA PER PROTEGGERE I TUOI DATI. Preoccupati di inviare via mail per sbaglio informazioni importanti o dati sensibili come per esempio il numero di una carta di credito o codici segreti? Può sembrare una cosa assurda, ma ritrovarsi a piangere sulle mail mandate (moderna versione del latte versato!) è fin troppo facile: bastano un errore di distrazione nel selezionare il destinatario, un copia-incolla traditore con in memoria i dati sbagliati e un invio premuto troppo velocemente. Insomma basta un attimo! Proprio per questo Google ha introdotto un nuovo strumento del tutto gratuito in grado di prevenire simili disguidi. Il tool, che è stato messo a disposizione degli utenti di Google Apps Unlimited, svolge nello specifico la funzione di Data Loss Prevention (DLP), ed è programmato appositamente per la versione business di Gmail destinata in particolar modo alle aziende. Si tratta quindi di un’innovazione riservata solo a pochi eletti? Nient’affatto: entro i primi mesi dell’anno la novità dovrebbe interessare sempre più utenti dato che dovrebbe arrivare anche su Google Drive insieme ad altri sistemi di sicurezza basati su un analogo sistema di regole. Cerchiamo quindi di capire come funziona questo nuovo tool pensato per proteggere i tuoi dati (o quelli di qualcuno che te li ha affidati).
DATA LOSS PREVENTION: COME FUNZIONA IL TOOL PER LA PROTEZIONE DATI DI GOOGLE. Lo strumento si aggiunge a tutti i programmi analoghi di Google for Work quali la codifica, il controllo delle condivisioni e dei dispositivi mobili, nonché l'autenticazione in due tempi, aggiungendo però un nuovo livello di sicurezza che permette di arginare gli errori umani.
Come abbiamo detto il tool di DLP al momento sembra essere prerogativa delle grandi società ma questo non significa che non possa essere gestito diversamente: lo strumento ha infatti bisogno di regole ben precise, in genere parti integranti delle policy aziendali, che dovranno essere definite e introdotte dagli amministratori della squadra IT (o in ogni caso da qualcuno con ottime conoscenze di informatica).
Facciamo un esempio per comprendere meglio di cosa si sta parlando. Un'azienda potrebbe voler evitare che i propri dipendenti divulghino all'esterno alcune informazioni specifiche dei clienti, come per esempio i loro numeri di telefono.
Gli amministratori possono dunque introdurre la regola corrispondente selezionandola da una libreria che include un discreto numero di parametri predefiniti: in questo modo il DLP analizzerà tutte le mail dei dipendenti e se dovesse trovare i dati da non fare uscire all'esterno agirà nel modo prescelto dall'amministratore.
Sia il range di mail da esaminare che il tipo di misura da prendere possono essere decisi a priori: si può dunque restringere o allargare il campo di analisi introducendo o escludendo determinati gruppi, così come si può decidere che in caso di risultato positivo – ovvero quando viene trovato un numero di telefono, nel nostro caso – vi sia la cancellazione o il blocco della mail, un avviso al mittente con cambio di oggetto della mail, e via dicendo).
PROTEZIONE DATI SU GMAIL: I LATI POSITIVI DEL TOOL DI GOOGLE. Il bello del DLP è che l'analisi non si ferma al semplice testo della mail, ma si estende a qualunque tipo di allegato: di fatto le ricerche possono essere completamente modificabili ed estendibili a piacimento dagli amministratori, che potranno introdurre parole chiavi ed espressioni ricorrenti. Insomma, i presupposti per attendere le estensioni promesse per i primi mesi del 2016 secondo noi ci sono tutte. Voi cosa ne pensate?
