Il Ministero dell’Istruzione ha recentemente rilasciato una nota che definisce con chiarezza le modalità operative per l’utilizzo del registro elettronico nelle scuole italiane. Questo strumento, introdotto dal D.L. n. 95/2012, è strettamente connesso all’espletamento delle funzioni pubbliche scolastiche e comporta il trattamento di dati personali sensibili. La normativa sottolinea che il registro deve rispondere esclusivamente a finalità didattiche, informative per le famiglie e comunicative istituzionali, escludendo categoricamente qualsiasi utilizzo commerciale o di intrattenimento.
La nota si è resa necessaria dopo il caso in cui sono comparsi contenuti commerciali e messaggi pubblicitari su una popolare applicazione di registro elettronico.
Funzioni consentite e restrizioni
Il registro elettronico deve assolvere funzioni ben precise per la gestione scolastica. Ai docenti è consentito registrare assenze, inserire voti, giudizi e annotazioni didattiche, mentre studenti e famiglie possono consultare compiti, valutazioni e presenze. È inoltre permessa la trasmissione di comunicazioni ufficiali ministeriali e scolastiche.
La normativa vieta espressamente l’utilizzo del registro per scopi non didattici: sono proibite iniziative commerciali, attività di marketing, trasferimento di dati a terzi non autorizzati e contenuti non essenziali come mini-giochi, oroscopi o chat. Anche l’inserimento di pubblicità o link a siti commerciali risulta incompatibile con le finalità istituzionali dello strumento.
Accesso e interoperabilità
Per garantire la protezione dei dati sensibili, l’accesso al registro elettronico deve obbligatoriamente avvenire tramite identità digitale. Gli strumenti accettati includono SPID, CIE ed eIDAS, comprendendo anche lo SPID Minori. Il Ministero facilita questo processo mettendo a disposizione un Gateway delle identità. Il registro elettronico deve mantenere compatibilità con i principali sistemi ministeriali come SIDI, ANS, Piattaforma Unica e Pago in Rete. Questa interoperabilità è fondamentale per assicurare la continuità dei servizi e il corretto funzionamento dell’ecosistema scolastico digitale.
Protezione dei dati e accessibilità
Il registro elettronico deve rispettare le normative vigenti sull’accessibilità dei siti web e delle applicazioni mobili. Questo garantisce che tutti gli utenti, comprese le persone con disabilità, possano accedere e utilizzare efficacemente il sistema senza barriere tecnologiche. Le istituzioni scolastiche assumono il ruolo di Titolari del trattamento dei dati personali contenuti nel registro elettronico. Devono pertanto implementare misure adeguate come la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, rilasciare informative complete agli interessati e nominare formalmente responsabili e incaricati del trattamento per gestire eventuali violazioni.
Sicurezza, trasferibilità e indicazioni aggiuntive
Il registro elettronico deve garantire elevati standard di sicurezza, inclusi sistemi per la continuità operativa e il disaster recovery. I dati devono essere trasferibili tra diversi sistemi su richiesta delle scuole. Per il primo ciclo scolastico, le annotazioni digitali vanno accompagnate dalla scrittura sui diari cartacei, favorendo così l’autonomia degli studenti nella gestione degli impegni.
